我的 Outlook 強化套件生力軍

2010年的發文量驟減, 到年底還不到20篇, 相較於2008~2009每年90篇左右, 真是少了許多。溫度要降到6度的跨年夜, 應該能夠順利趕出久違的這篇。

九月至今, 度過了我進入職場以來『最忙亂的三個月』: 面對不熟悉的產品領域, 每天在公司有開不完的會, 忙不完的事情, 回家之後還要繼續處理每天暴增到近百封的郵件和寫不完的報告到三更半夜。還好, 之前檢討整理 e-mail 的方法以及使用的工具軟體 所下的功夫, 在此時發揮了作用, 讓我能夠維持管理 e-mail 的步調, 而達到 Getting Things Done 的目標。

其中的功臣, 就是以下列為『使用中的 Outlook 強化套件』

• Outclass + POPFile -- 郵件自動學習分類
• Outlook Attachment Sniffer -- 替 Outlook 個人資料夾瘦身
• Taglocity 3.0 -- 標籤分類改造 -- 我主要的 Outlook GTD 工作

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而『Outlook 強化套件生力軍』則是將來進一步提昇效率之用

• KnockOut -- 監視 Outlook 的執行狀態
• Google Calendar Sync -- 雙向自動同步 Outlook 行事曆
• 拖放 -- 從 Outkook 郵件 快速建立 行事曆 或 待辦事項
• Easy2Add -- 快速建立 Outlook 行事曆 或 待辦事項
• Sender's Time Zone -- 讓 Outlook 帶領你克服時差
• CodeTwo Outlook Export -- 自訂 Outlook 的匯出格式

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使用中的 Outlook 強化套件

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Outclass + POPFile -- 郵件自動學習分類

Outlook 郵件自動學習分類 ---- Outclass + POPFile 2009-03

Outclass + POPFile 對 Outlook 的郵件自動分類, 並且經由教導讓程式學習, 準確率會愈來愈高, 這個組合我已經用了好幾年了, ……

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Outlook Attachment Sniffer -- 替 Outlook 個人資料夾瘦身 -

http://www.rsbr.de/

Outlook Attachment Sniffer 能將附件整批匯出, 是替 Outlook 個人資料夾 (PST) 瘦身好工具。最近發現它沈寂了將近五年之後, 終於從 4.1.0.1 改版到現在的 5.0.1.4 (2010-09)。
---- 附費軟體

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Taglocity 3.0 -- 標籤分類改造

Taglocity 讓 Outlook 的標籤功能更好用, TagActions => 指定 A標籤 時自動解除 B標籤, 也可以自動移動郵件, 設定工作, 安排約會...等

打造 Outlook 成為 GTD 平台 (4) ---- Taglocity 3.0 試用分享 2009-10

• Taglocity 3.0 確實比 2.0 有所改進, 尤其是使用界面, 郵件討論串, 郵件搜尋 …… 等

打造 Outlook 成為 GTD 平台 (1) 2009-02

• 使用 Taglocity 1.x 來打造 Outlook GTD 所需要的標籤作業功能 ……
  

打造 Outlook 成為 GTD 平台 (2) 2009-02

• Taglocity 1.x 與 2.0 的不同
• 讓 Outlook 更有效率的其他工具 : Xobni, Outclass + Popfile

打造 Outlook 成為 GTD 平台 (3) ---- 單頁式 Outlook GTD 2009-10

• 以 類別標籤 為 群組依據 來顯示郵件列表

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Outlook 強化套件生力軍

最近, 一口氣發現以下這些讓 Outlook 更有效率的強化套件生力軍

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KnockOut -- 監視 Outlook 的執行狀態

http://sunflowerhead.com/software/knockout/

KnockOut 監視 Outlook (以及Word) 的執行狀態, 當 Outlook 開始執行 (或結束) 時, 在系統工具列顯示通知。

2005 年底就使用過 KnockOut, 遺忘了好幾年之後。最近又重新利用它在以下用途, 確認 Outlook 的執行狀態。

• 先手動關閉 Outlook 之後, 才關機, 以免造成 個人資料夾 (PST) 資料夾錯誤
• Outlook 佔用太多系統資源時, 手動關閉 Outlook 再重開
• 安裝 Outlook 套件之前, 確認 Outlook 是否關閉

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此外, KnockOut 還提供選單, 方便我們建立新的 Outlook 項目

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Google Calendar Sync -- 雙向自動同步 Outlook 行事曆

Google Calendar Sync 雙向自動同步Outlook 2010行事曆 (2010-08-19, 電腦玩物)

對於這些同時使用Google Calendar服務、Outlook軟體的朋友，Google本身就提供了多種溝通同步工具，例如匯入匯出功能 …… 以及「Google Calendar Sync」。

最近看的一本書『Google時代一定要會的整理術』, 裡頭提到的工具, 例如: Google (搜尋), Gmail, Google Reader (RSS 閱讀器), 我都在使用中。唯獨對 Google Calendar 是完全的陌生, 所以找來「Google Calendar Sync」把 Outlook 行事曆同步到 Google Calendar ……

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拖放 -- 從 Outkook 郵件 快速建立 行事曆 或 待辦事項

• Taking E-mail to Task - http://www.moreproductivenow.com/blog/?p=8 
  (More Productive Now! Blog)

這其實不是 套件, 而是 Outlook 的使用技巧, 文中提到『與其對 Outkook 郵件設定「郵件標誌」(旗子) 來備忘, 不如將 郵件 轉化為 行事曆 或 待辦事項』。

作法則是將 Outkook 郵件 拖放 到『行事曆』或『工作』資料夾, 用滑鼠左鍵拖放會用「郵件內文」來建立項目, 用滑鼠右鍵拖放則可以選擇以「內文」、「捷徑」、或「附件」的型式來建立行事曆 或 待辦事項。

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Easy2Add -- 快速建立 Outlook 行事曆 或 待辦事項

http://www.easy2add.com/

Easy2Add 操作的界面只有一行輸入欄, 讓你用直覺的語法, 快速建立 Outlook 行事曆 或 待辦事項。

再次應驗了那句話 ---- 使用的工具也很重要, 愈是簡單的操作, 才愈有條件成為『持之以恆』的有效工作流程。

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Sender's Time Zone -- 讓 Outlook 帶領你克服時差

http://www.ablebits.com/outlook-sender-timezone/index.php

老是搞不清楚國外寄件者的時差嗎?

Sender's Time Zone 在 Outlook 郵件上方增加一個訊息列, 顯示寄件者的當地時間, 和我們的相對時差, 以及多久之前寄出的 ---- 讓 Outlook 帶領你克服時差。

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CodeTwo Outlook Export -- 自訂 Outlook 的匯出格式

http://www.codetwo.com/freeware/outlook-export/

CodeTwo Outlook Export 讓我們自訂 Outlook 的匯出格式 成為 CSV 檔, 例如: 可以把『寄件人名稱』和『寄件電子郵件地址』全部整理出來, 或是其他可以任我們發揮創意的使用方式……

類似的工具還有 OutlookStatView - http://www.nirsoft.net/utils/outlook_statistics.html

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