打造 Outlook 成為 GTD 平台 (2)

前情提要 打造 Outlook 成為 GTD 平台 (1) 

• GTD 的要義
• manage-this.com 的方法
• 我的 Outlook GTD 架構 (Taglocity TagActions)

接下來, 則是說明

• Taglocity 1.x 與 2.0 的不同
• 讓 Outlook 更有效率的其他工具 : Xobni, Outclass + Popfile

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Taglocity 1.x 與 2.0 的不同

基本上, Taglocity 1.x 已經包含了打造 Outlook 成為 GTD 平台所需的標籤自動作業 (TagActions) 以及彈指之間指定標籤的 TagBar 和 TagCloud。這樣看來, 不見得有非升級到 2.0 不可的理由。

而且在短暫試用過 Taglocity 2.0 之後, 我還覺得 2.0 所增加的郵件討論串和郵件搜尋等功能的效能並不好, 倒不如繼續使用 Taglocity 1.x, 然後加上 Xobni 來補強。

下面列出 Taglocity 1.x 與 2.0 的主要不同之處

	Taglocity 1.x	Taglocity 2.0
標籤名稱	由 Taglocity 管理的標籤都會加上 [ ] 括號, 例如: [@In], [@Now]	不會加上 [ ] 括號, 但是可以手動加上, 使 2.0 和 1.x 互通
TagBar	有顏色標示	沒有顏色標示, (改成搭配 Office 2007 的標籤顏色)
TagCloud	有, 而且 TagCloud 會永遠浮在最上面 (包括 Outlook 之外的其他程式)	沒有 TagCloud 功能
標籤設定	分散在不同的設定頁	標籤設定較集中
郵件過濾 (依郵件內容或資料欄位, 自動指定標籤)	沒有	有 (使用者自行設定)
ChildTag (樹狀標籤)	沒有	有
Taglocity Groups 線上社群功能	沒有	有 (須註冊免費帳號)
Taglocity sidebar (側邊欄)	沒有	有
conversation (列出 郵件討論串)	沒有	有 (顯示於側邊欄)
郵件搜尋	沒有	有

其中的線上社群功能, 必須註冊免費帳號才能開通 (activate), 而且似乎必須使用與 Outlook 中相同的郵件帳號。

沒開通 (activate) 線上社群功能, 其實也可以使用 Taglocity 2.0, 但是據說每次開啟 Outlook 都會跳出提醒視窗。不過, 我只使用了一次 Taglocity 2.0 就將它移除, 反正 Taglocity 1.x 對我來說就夠用了。

要注意的是, 安裝 Taglocity 2.0 之後, 會自動停用 Taglocity 1.x。如果之後要回復使用 1.x, 可以手動在 Outlook 中的依照下面的方法重新啟用。

• Outlook 2003 => 說明 => 關於 Outlook => 停用的項目 ...
• Outlook 2003 => 工具 => 選項 => 其他 => 進階選項 => COM 增益集 ...
• Outlook 2007 => 工具 => 信任中心 => 增益集 => COM 增益集 => 執行 => 勾選 Taglocity 1.x

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讓 Outlook 更有效率的工具

Xobni

Xobni 將 Inbox 倒過來寫, 顧名思義就是讓你不再只是以「信」為主, 而是變成以「人」為主:

４個新服務幫你整理Email信箱，依「人」顯示所有附檔、超連結、照片… (Mr.6, 2008-09-30)
一般信箱都還是以「信」為主，而現在，Xobni變成以「人」為主，... 去管理每一個旗下的朋友，... 瞬間調出你和這位朋友寫過什麼信、傳過什麼檔案，還有這個人可能與你其他哪些人曾經一起連繫(CC信過)，一看就一目瞭然！

Outlook搜尋慢嗎？沒關係加上Xobni (大紀元科技新聞, 2008-06-01)
Xobni讓Outlook變得搜尋便利，又具社交功能。Xobni掃過Outlook電子郵件信箱，可以找出電郵的收件者與寄件者的相關資訊，如電話等，使電子郵件也具社交功能。
Xobni，英文發音叫做zob-nee，是一個免費下載軟體，可以將Outlook的郵件分門別類，讓信息可以快速被搜尋到
Xobni會辨認出是否主管在每個信息上寄副本給助理或者其他同僚。當在Outlook中使用Xobni搜尋那位主管的話，其他人也會列於其中。

關鍵字搜尋 寄件者 寄件者在一天24小時當中寄信給你的時段分佈 寄件者的重要性排名 與此人往返(out/in)的信件數目 寄件者同時還寄給哪些人 (交友網路) 與此人往返的郵件 與此人往返的附件

除了 與眾不同搜尋功能, 以及 寄信時段, 交友網路, 往返郵件, 附件的統計之外, Xonbi 還會統計誰回你的信最快的排名, 或是你回誰的信最快的排名, ... 等後台統計功能。

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Outclass + Popfile

Outclass + Popfile 這個組合我已經用了好幾年了, 請容我偷懶一下, 把之前的介紹再引用一次:

免費軟體 - 2007 我目前使用的免費軟體列表 - (1) (Eucaly61, 2007-10-6)

• 郵件自動分類: Outclass - http://www.vargonsoft.com/Outclass/

版本: v1.3.0.0 alpha RELOADED
智慧型的郵件分類工具 for Outlook, 使用者自定郵件類別, 讓程式學習分類, 對每一封收進來郵件自動指定類別 (欄位名稱為 "outclass"), 如果分類有誤, 或是無法判別, 只要選 Reclassify 指定到正確的類別, 準確率就會愈來愈高, (分類引擎其實是 POPFile)
** 已經很久沒有新版本, 期待能有自動學習 multi tag 的新軟體,
至於 Outclass 目前的 bug, 如: 增加新分類後工具列顯示會不正常等, 就只能手動重開 outlook 來解決了
** 需搭配 POPFiles

• 郵件自動分類: POPFile - http://popfile.sourceforge.net/

版本: v0.22.4
原本只能搭配 Outlook Express, Eudora, Pegasus, ThunderBird 等 POP 郵件程式, 不過我都是透過 Outclass 在 Outlook 裡使用, (exchange server 也沒問題)
** 如果搭配 Outclass, 則 POPFile 不要作任何設定, 也不要去啟動它, 只要安裝好 擺著 就好了
** 已經很久沒有新版本,

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我的 GTD 平台正式啟動

雖然看到 GTD 這個名詞已經好一陣子, 而且稍早之前也開始 用 Remember the Milk 管理待辦事項, 但是直到現在組合了 Taglocity 等工具, 將 Outlook 打造成 GTD 平台, 而且舉一反三, 在網路上找到了線索 (1) (2), 將 Evernote 也當作 GTD 平台來使用, 於是與郵件密切相關的就在 Outlook 上面追蹤管理, 其他部份則在 Evernote 處理, .... 一切變得井然有序, 這才真正體會到 GTD 的威力。

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