打造 Outlook 成為 GTD 平台 (3) ---- 單頁式 Outlook GTD

記得在 2009-02 發表了兩篇『打造 Outlook 成為 GTD 平台』。從此, 就利用 Taglocity 1.x + Outclass + Popfile 管理以 Outlook 為主的大部份工作, 開始體會 GTD 的威力。

GTD (維基百科, http://zh.wikipedia.org/wiki/GTD)

GTD是英文Getting Things Done的縮寫，是一種行為管理的方法，也是David Allen寫的一本書的書名. ... 頭腦可以不用塞滿各種需要完成的事情，而集中精力在正在完成的事情.

最近, 又做了一些調整, 讓 Outlook GTD 更符合我的使用習慣。

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不使用資料夾的 單頁式 Outlook GTD

這次的『單頁式 Outlook GTD』其實也不難, 關鍵在於利用 Outlook 原有的功能來符合 GTD 的運作 :

• 以 類別標籤 為 群組依據 來顯示郵件列表
• 安排類別標籤的名稱的排序, 使顯示的順序符合 GTD 的精神
• 調整 GTD 任務分類
• 搭配 Taglocity 或其他 類別標籤 工具

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以下主要介紹變動的部份, 其餘可以參考前面這兩篇

1.  GTD 的要義, 我的 Outlook GTD 架構 + Taglocity
2.  Taglocity 1.x 與 2.0 的不同, 其他工具 : Xobni, Outclass + Popfile

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以 類別標籤 為 群組依據

(1) 以 類別標籤 排序 (似乎只有 Outlook 2007 才可以)
(2) 或是叫出 群組依據方塊
(3) 儲存 檢視設定, 方便將來直接套用檢視 
(4) (5) 群組可以展開或摺疊, 而且也會顯示每個群組的郵件數目
(6) 用 Taglocity 的 TagBar 來分派類別, 將可以即時看到郵件在 類別 之間移動

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安排類別標籤的名稱的排序

以 類別標籤 為 群組依據 來顯示郵件列表之後, 還剩下一個問題, 就是 類別標籤 並沒有依照 In, Now, Que …… done 等, GTD 的精神來排序, 所以必須再設法 :

1. 加上 數字, 例如: 1In, 2Act, 3Now, … 9done
2. 或是加上 !#$%*@^_+ 特殊字元 來改變排序

我使用的是第二種方法, 如右邊所列 : 因為我覺得數字會照成視覺上的干擾 (每個人的看法可能不同), 所以試出這些特殊字元在 Outlook 2007 的排序如下  !#$%*@^_+

!In #Act #Now $Que $review *key @done @skip

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調整 GTD 任務分類

在之前提到的 GTD 郵件分類 之外, 我又再加上 Act 和 review

• Act, Now, Que 用來分派任務的執行順序, 最優先的是 Act, 其次是 Now, 暫時不急的是 Que
• review 用來指定已經完成, 但需要追蹤的項目。不需要追蹤的則是 done
• skip 有心理上的微妙作用 (有別於 done), 讓我們心安理得的將不重要的資訊歸類進來, 從而專注在真正的工作上

對照不同出處的 GTD 任務分類, 可以看出其中的異同 :

manage-this.com Taglocity Workflow	MonkeyGTD	我的 Outlook GTD
@Incoming	直接指定任務類別, 沒有 inbox	In
@Now	Next	Act, Now
@FollowUp	Waiting, Future	Que, review
@Done	Done	done, skip

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搭配 Taglocity 類別標籤 工具

要讓 GTD 有效率的執行, 使用的工具也很重要, 愈是簡單的操作, 才愈有條件成為『持之以恆』的有效工作流程, 此時就是 Taglocity 發揮的時候。透過 Taglocity (也就是 TagBar, QuickTag, TagCloud) 來指定標籤, 不但比 Outlook 原本的方式便捷許多, 而且 Taglocity 的 TagActions 更可以在指定標籤的同時, 自動移動郵件, 設定工作, 安排約會... 等

例如, 我用到的 TagActions 就是 在指定某個標籤時, 自動解除其他對應的標籤

指定 … 時	自動解除
In	無
Act	In, Now, Que, done
Now	In, Act, Que, done
Que	In, Act, Now, done
review	In, Act, Now, Que, done
done	In, Act, Now, Que, review
skip	In

• Act, Now, Que, done 同時只會指定一個
• 一旦指定為 review, 要選為 done 才會清除
• 指定 skip 只會清掉 In (避免誤動作)
• 指定 In 不會清掉其他標籤 (只是推回收件夾, 並沒有改變屬性)

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截長補短, 尋找讓 Outlook GTD 更好用的靈感

這次的調整, 主要在解決 :

• 缺少適當的任務分類, 無法使 Inbox 清空
• 反覆切換 In, Now, Que …… 等資料夾, 容易失焦

這兩個問題, 彼此也有些關聯, 例如 : 分類愈多, 就表示需要在更多資料夾之間切換; 而分類不恰當, 卻又無法將 Inbox 清空 ……

而最近發現的兩個 GTD 工具, 剛好提供了改進的靈感。

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MonkeyGTD ---- 單頁式 GTD 管理

MonkeyGTD 以 TiddlyWiki 為基礎架構, 只需一個 html 檔就實現了 GTD 的功能。而且, 所有的任務都呈現在『單一頁面』的 Action Dashboard

1. 從右側邊欄選擇檢視方式
2. Action Dashboard 列出 Next, Waiting, Future, Done 等大分類, 每個大分類底下再依情境(context)分類
3. 直接點選任務左邊的圖示, 可以快速分派任務, 決定下一步行動 (Next Action)

在同一個頁面處理待辦事項, 最大的好處就是可以 聚焦, 也可以直接檢視並且調整任務之間的相對關係。

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Jello.Dashboard ---- 更好的 Outlook Today、自訂檢視以及 GTD 管理工具

Jello.Dashboard 是一個 GTD 導向的 Outlook 工具 (整個是用 html + javascript 寫成), 它可以取代 Outlook Today 在 Outlook 裡面使用, 也可以獨立執行 HTA 或是在 IE 底下執行 HTML。

GTD與Outlook相融合 (Ahwii數位效率王, 2007-05-18) 有 Jello.Dashboard 3.x 的中文介紹 , 另外也有 Jello.Dashboard使用說明書 (中文)

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短暫試用 Jello.Dashboard 之後, 十分感動於它的強大功能, 並且有以下的心得 :

• Outlook Today 原來可以客製化到這麼『出神入化』的境界
• 原來我的 Outlook GTD 少了一個 review 分類
• 因為對 Outclass + Popfile + Taglocity 1.x 的依賴, 使得我切換到 Jello.Dashboard 的成本相對墊高 ……, 殘念 ……

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實體資料夾 還是 搜尋資料夾 ?

一般人管理郵件的方式, 大多是將郵件整理到不同的資料夾。不過我發現依照我的需求, 是無法使用『實體資料夾』來管理郵件的 :

• 郵件在個人資料夾(PST檔)之間隨機搬移, 會造成檔案內部的不連續, 而拖累 Outlook 的運作。(例如: 郵件收到本機的收件匣, 然後隨著工作流程在不同的資料夾之間搬移, 最後再封存到歸檔區。而 收件匣 和 歸檔區 很有可能位於不同的個人資料夾。)
• 階層式的資料夾不見得方便查找郵件 (視個人習慣), 而且無法讓一個實體郵件出現在多個資料夾裡
• 隨時間累積到個人資料夾(PST檔)太大之後, 又要在新的個人資料夾裡重新建立樹狀結構

於是, 從2006年開始, 我使用 類別標籤 和Outlook 搜尋資料夾 來取代『實體資料夾』。 但是『搜尋資料夾』還是必需針對不同的個人資料夾分別設定, 依照我每三個月的固定頻率來新增個人資料夾, 有時 稍微偷懶一下沒有設定『全套的搜尋資料夾』, 就會讓郵件全部混在一起……

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