2012年10月8日 星期一

ToDoList「待辦事項」、「專案管理」小兵立大功

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最近，在看過一打「專案管理工具」之後 (詳見末段)，
又試了 Wunderlist、TaskCoach。

最後還是回到兩年前曾用過一陣子的 ToDoList。

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ToDoList

Evernote

Wunderlist
程式大小 ◎ 解壓縮後 5MB 左右, 不需安裝 ╳ 數十MB △ 22MB
樹狀結構 ◎ 以樹狀結構組織工作列表, 並可任意拖放 △ 只有一層樹狀資料夾 △ 只有一層
項目內容 (筆記) ◎ 工作列表和項目內容在同一頁面, 筆記可為 純文字 或 rich text ◎ 以各種剪貼(和筆記)內容為主，但對應待辦事項的欄位較少 △ 要點開才能看到並編輯項目說明
項目搜尋、篩選 ◎ 可依欄位或全文篩選 ◎ 以全文搜尋、篩選為主，標籤為輔 ??
匯入 及 匯出 ◎ 支援多種格式
△ 同步功能待測試 		◎ 線上及多平台同步 ◎ 線上及多平台同步
任務優先順序 ◎ 0~9 及顏色標示 ╳ 不支援 ??
其他用途 ◎ 工作簿, 心智圖, GTD工具, 樹狀筆記 

◎ 工作簿, 日記, GTD工具, 剪貼管理

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EverNote 雖然功能強大，但終究不是為「待辦事項」或「專案管理」而設想的軟體。

至於 TaskCoach 則有點可惜，雖然已經從 2008-12 的 v0.7.x 進化到現在的 v1.3.19，但是總覺得沒有像 ToDoList 這麼直覺。而且還有一個 日期格式的 bug，所以 v1.3.17 ~ v1.3.19 無法在我的電腦使用。

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ToDoList 前情提要

輕巧好用的 ToDoList (2010-05，本站)

這個軟體就叫 ToDoList, 實在是會和 To-Do List 的通稱混淆。搜尋時要加上引號, "ToDoList", 或是 .dan.g ToDoList, 才能縮小範圍。

  • 第一次使用 ToDoList
  • 解開 下載的 zip 檔之後, 執行其中的 .exe 檔, (免安裝)
  • 編輯工作項目
  • 心智圖 『收納筆記』(管理物品擺放的位置) 轉到 ToDoList ……

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ToDoList 快速上手

如何快速上手 ToDoList ? 我有以下兩個建議。

  • 如果手邊並沒有累積很多待辦事項的清單，不妨力求簡單，先不要建立太多層級的待辦事項。例如在「購物清單」底下，先不要急著建立第二層子項目，而是在 記事註解 (Comment) 編輯如下的項目；留待要進一步「整理」(分成幾個類別) 或是「處理」 (加上預計完成日) 時，再細分到第二層或第三層子項目。
[ ]刮水器for浴室
[ ]好神拖
[ ]掛燙機 / 直立蒸汽熨斗
[ ]氣炸鍋
[ ]迷你 藍牙 鍵盤 $399~590
[ ]電鬍刀
  • 如果手邊已經累積很多待辦事項的清單，則可以利用「匯入」的方式，快速從純文字或是 CSV 格式導入 ToDoList

* 純文字匯入，可以從檔案或剪貼簿

* 指定縮排的字數，會自動辨識為樹狀結構

* 只會匯入項目名稱，其他屬性要手動填上		 2012-10-08_181833


* CSV 格式則可以匯入更完整的資訊		 2012-10-08_180832

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就這樣，我在前後不到兩天之內，就找回 ToDoList 的手感，並且將散布幾個來源的工作「待辦事項」、「專案管理」彙整：

  • 專案的大項目 -- 從 Microsoft Project *.MPP 擷取出 部門負責的部份，大約50項，加上一個標籤
  • 部門主要進度 -- 從線上 Google Spreadsheet 抓出項目名稱，大約25項，加上另一個標籤
  • 其他細項 -- 從日常控管的 Excel 抓出項目名稱，和上述兩者 彙整成150項的樹狀結構。

2012-10-08_122224

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讓 ToDoList 如虎添翼的小技巧

  • 搭配欄位或全文篩選。例如：前面提到的150個項目，最深有五層之多，但是搭配兩個標籤就能分別篩選出專案檢討的50項、和部門進度控管的25項 ---- 真是「見樹又見林」，一點都不會顧此失彼。
  • ToDoList 的 記事註解 (Comment) 和 檔案連結 (File Link) 可以支援 網頁 (http://) 、本地檔案、目錄 (file://)、ToDoList 項目 (tdl://)、Evernote 項目 (evernote:///view/ ...)。所以在管理「待辦事項」的同時，還能把相關資料的連結 貼上或拖放 到 ToDoList，讓資訊更集中，工作流程更有效率。
  • 善用 快速鍵，可到 ** Tools > Preferences > Keyboard Shorts 查詢或設定快速鍵

ToDoList 原有的快速鍵

功能

Ctrl + N

 在項目之下增加 新項目

Ctrl + Alt + N

 在項目之上增加 新項目
(可能和 Evernote 相沖 ...)

Ctrl + Shift + N

 在項目之下增加 子項目

Ctrl + Left

 將項目上提一層

Ctrl + Right

 將項目下移一層 (變成子項目)
   

建議增加的快速鍵

功能

數字區 ＋

 上提優先順序 Increment Task Priority

數字區 －

 下移優先順序 Decrement Task Priority

Ctrl + 1

 收合所有項目 Collapse -- All Tasks

Ctrl + 2

 收合目前項目 Collapse – Selected Tasks

Ctrl + 3

 展開目前項目 Expand -- Selected Tasks

Ctrl + 4

 展開所有項目 Expand -- All Tasks

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參考資料

大部頭的「線上專案管理」

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張貼者： 水瓶尤加利 / Eucaly61 於 晚上10:02 mail

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